Um die unterschiedlichen Texttypen sowie externe Quellen (hauptsächlich aus dem WWW) nicht nur zugänglich, sondern auch für eine größere Gruppe von Lernberater/innen recherchierbar zu machen, bedarf es eines angepassten Dokumentenmanagements. Die kollektive Erstellung eines komplexen Pakets von aufeinander bezogenen Dateien ohne geeignete Tools überschreitet hier leicht die organisatorischen Möglichkeiten. In verschiedenen Ansätzen haben sich die standardisierte Webserver-Technologie (Apache, Dateisystem-Ordnung) bzw. Lernplattformen wie WebCT und Groupserver wie BSCW als nicht skalierbar erwiesen.
Daher wurde im Projekt nach einer geeigneten Lösung für die Verwaltung von SLTs und SPTs gesucht, die eine Darstellung der inhaltlichen Bezüge der Texte untereinander und bezogen auf die/den Autor/in ermöglicht. Ende 2002 entstand daher die Realisierung einer XML-TopicMap (XTM). Eine TopicMap ist in erster Linie ein komplexes generalisiertes Indexverzeichnis, wie es aus Büchern bekannt sein dürfte. Ein Textbaustein ("Topic") lässt sich hier nicht nur über verschiedene Indizes ("Topic Types") wie Personenindex, Schlagwortverzeichnis, Verzeichnis über realisierte Texttypen (z.B. Informationstext, SLT, Web-Ressource),auffinden. Sehr viel weitergehend lassen sich zwischen je zwei Topics typisierbare "Assoziationen" (Verbindungen) herstellen, die eine hoch spezifische, fortschreitende Navigation ermöglichen.
Die für die kollektive Weiterentwicklung und Dokumentation eines Textbestands wesentliche Stärke einer Topic Map liegt in der Trennung von Inhalt und Navigationsstruktur. Im Gegensatz zu den datenbank-basierten Lösungen lassen sich die tatsächlichen Speicherorte von Dokumenten dezentral verwalten: Jede/r Teilnehmende kann ihre/seine eigenen Dokumente an dem bequemsten Ort (z.B. Dateisystem des Universitätsrechenzentrums, BSCW-Server, eigene Homepage) ablegen, so dass technisch keine Trennung mehr zwischen "eigenen" Dateien und Fremddokumenten besteht. Das einzige, was zentral zusammengeführt (und redaktionell verwaltet) werden muss, sind standardisierte Metadatensätze für die Ressourcen, auf die verwiesen werden soll.
Wichtige Voraussetzung für die Erfassung eines Gegenstandsbereichs mit einer Topic Map ist eine geeignete Struktur der Topic Map, also der dokumentations- und navigationsrelevanten Metadaten. Umfangreiche Entwicklungsarbeit ist zu leisten, wo die Topic Types (Kategorien des Sachsystems, Index-Überschriften) zu definieren, die Art und Ausgestaltung möglicher Assoziationen zu bestimmen und vor allem die Semantik und Nutzungsweise dieser Elemente zu bestimmen und zu kommunizieren ist. Während ein Personenindex offensichtlichen Kategorien folgt, erfordert ein Texttyp-Index einige Definitionsarbeit. Dies soll im folgenden Aufsatz über die Kombination der Texttypen und der beteiligten Personen in der „Studbene-TopicMap“ genauer erläutert werden.